Thu thập yêu cầu là gì?

Là quá trình thu thập và khám phá các yêu cầu từ các bên liên quan (stakeholders), tài liệu hiện có, và hệ thống hiện tại để xác định những gì cần được phát triển trong một dự án phần mềm hoặc quy trình kinh doanh.

Đây không chỉ là việc đơn thuần hỏi khách hàng “Bạn cần gì?” mà còn bao gồm việc đào sâu, làm rõ và xác định các yêu cầu một cách có hệ thống, nhằm đảm bảo rằng các yêu cầu này là đầy đủ, chính xác và khả thi khi triển khai.

Tại sao thu thập yêu cầu lại quan trọng?

Nếu việc thu thập yêu cầu không chính xác ngay từ đầu, cả dự án có thể dễ dàng đi lệch hướng, dẫn đến việc lãng phí thời gian, công sức, chi phí và thậm chí phải làm lại toàn bộ sản phẩm. 

Theo thống kê từ The Standish Group, khoảng 34.2% các dự án phần mềm thất bại do vấn đề không hiểu rõ hoặc quản lý yêu cầu người dùng không tốt. (Nguồn: pmhut.com)

Nếu BA thực hiện tốt việc khơi gợi và thu thập yêu cầu, việc xây dựng sản phẩm sẽ đi đúng hướng ngay từ đầu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro thay đổi yêu cầu giữa chừng, đồng thời tạo điều kiện để BA giao tiếp hiệu quả hơn với các bên liên quan và đội phát triển.

Các phương pháp thu thập yêu cầu:

1. Phỏng vấn (Interviews)

Chi tiết phương pháp: Phỏng vấn là một trong những phương pháp thu thập yêu cầu phổ biến và hiệu quả. BA sẽ gặp trực tiếp các bên liên quan (stakeholders) để khai thác thông tin chi tiết về các yêu cầu, mục tiêu, và vấn đề mà họ gặp phải. Phỏng vấn giúp hiểu sâu về nhu cầu của người dùng và đưa ra các yêu cầu rõ ràng.

Lưu ý:

• Chuẩn bị kỹ các câu hỏi trước phỏng vấn, đảm bảo câu hỏi mở giúp khai thác thông tin sâu hơn. 
• Tạo không gian thoải mái, giúp người tham gia cởi mở chia sẻ.
• Ghi âm cuộc phỏng vấn (nếu được phép) để không bỏ sót thông tin. Có thể sử dụng meeting record, ghi âm thường, các plugin ghi âm trực tiếp,…
• Sử dụng phần mềm ghi chú để phân tích thông tin sau khi phỏng vấn như là Memobot, GoogleNotebookLM, Notion…

2. Workshop (Hội thảo)

Chi tiết phương pháp: Workshop là phương pháp tổ chức một buổi thảo luận giữa các bên liên quan để xác định yêu cầu và giải quyết vấn đề một cách đồng thuận. Đây là phương pháp giúp nhóm có thể nhanh chóng tổng hợp và làm rõ yêu cầu từ nhiều phía.

Lưu ý:

• Chuẩn bị agenda trước workshops để đảm bảo thời lượng và nội dung
• Quản lý thời gian chặt chẽ, đảm bảo mỗi phần đều được thảo luận đầy đủ.
• Tạo một không gian tương tác tích cực để mọi người đóng góp ý kiến.
• Sử dụng công cụ trực quan (Miro, draw.io,…) để ghi lại các ý tưởng và nhanh chóng tổng hợp thông tin. 
• Chia nhóm nhỏ tính năng để thảo luận các vấn đề chi tiết.

3. Quan sát (Observation)

Chi tiết phương pháp: Quan sát giúp BA hiểu được cách thức người dùng thực tế làm việc và các vấn đề phát sinh trong quy trình. Phương pháp này giúp phát hiện những điểm chưa được nêu ra trong các cuộc phỏng vấn và cung cấp cái nhìn trực quan về các vấn đề người dùng đang gặp phải.

Lưu ý: 

• Quan sát trong môi trường thực tế để có cái nhìn rõ ràng về cách thức làm việc của người dùng và các quy trình mà họ đang thực hiện.
• Ghi chú chi tiết về hành vi và quy trình để tìm ra các yêu cầu chưa được đề cập.

• Quay video hoặc ghi âm để có thể tham khảo lại sau và không bỏ sót chi tiết nào.
• Tập trung vào hành vi người dùng thay vì chỉ ghi nhận các bước quy trình, điều này sẽ giúp phát hiện những vấn đề không thể hiện rõ trong tài liệu.
  

4. Khảo sát (Surveys)

Chi tiết phương pháp: Khảo sát là phương pháp thu thập thông tin từ một nhóm lớn người dùng hoặc stakeholders. Đây là cách nhanh chóng và hiệu quả để thu thập dữ liệu định lượng về các yêu cầu hoặc vấn đề mà người dùng đang gặp phải.

Lưu ý:

• Giữ câu hỏi ngắn gọn và dễ hiểu, tránh câu hỏi phức tạp khiến người tham gia cảm thấy mệt mỏi.
• Chia khảo sát thành các phần nhỏ, giúp người tham gia dễ dàng trả lời và không cảm thấy quá tải.

• Sử dụng công cụ khảo sát online như Google Forms, SurveyMonkey để thu thập và phân tích dữ liệu nhanh chóng.
• Kết hợp câu hỏi trắc nghiệm và câu hỏi mở để thu thập cả dữ liệu định lượng và thông tin chi tiết cho phân tích định tính.

5. Phân tích tài liệu (Document Analysis)

Chi tiết phương pháp: Phân tích tài liệu là phương pháp nghiên cứu các tài liệu hiện có (chẳng hạn như báo cáo, hướng dẫn, hoặc tài liệu quy trình) để thu thập các yêu cầu. Đây là cách tiết kiệm thời gian khi bạn có tài liệu sẵn có mô tả quy trình hoặc yêu cầu trước đó.

Lưu ý:

• Kiểm tra tính cập nhật của tài liệu để đảm bảo thông tin bạn sử dụng là chính xác và không lỗi thời.
• Xem xét kỹ các tài liệu cũ để hiểu được quy trình và yêu cầu đã được đưa ra trong quá khứ, giúp bạn không bỏ sót thông tin quan trọng.
• Sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao (Ctrl + F) để nhanh chóng lọc ra các thông tin quan trọng trong tài liệu dài.
• Liên kết tài liệu với các quy trình thực tế trong hệ thống để đảm bảo tính hợp lý và khả thi của yêu cầu.

6. Tạo mô hình mẫu (Prototyping)

Chi tiết phương pháp: Tạo mô hình mẫu giúp BA thu thập phản hồi từ stakeholders về giao diện và chức năng của hệ thống. Thông qua việc tạo ra các mô hình trực quan, BA có thể dễ dàng điều chỉnh và hoàn thiện yêu cầu dựa trên phản hồi của người dùng.

Lưu ý: 

• Tạo mô hình đơn giản và dễ hiểu, để người dùng có thể dễ dàng đưa ra phản hồi.
• Thu thập phản hồi liên tục trong suốt quá trình phát triển mô hình để đảm bảo yêu cầu được xác định chính xác.

• Sử dụng công cụ tạo mô hình nhanh như Figma, Sketch, hoặc Adobe XD để thiết kế giao diện và thu thập phản hồi mà không mất quá nhiều thời gian.
• Cập nhật mô hình sau mỗi lần nhận được phản hồi từ các bên liên quan để cải tiến sản phẩm.

Tóm lại thì:

Kết luận

Thu thập yêu cầu không chỉ là “việc phải làm” của BA mà chính là bước nền móng quyết định thành bại của cả dự án.

Nếu được thực hiện đúng từ đầu sẽ giúp tiết kiệm hàng chục giờ fix bug, rework và họp vô nghĩa. Còn nếu làm sai sẽ kéo theo hàng loạt hiểu lầm cùng các nguy cơ như chậm deadline, vỡ scope.

Mỗi phương pháp thu thập đều có mục tiêu riêng. Vì vậy, BA không thể áp dụng rập khuôn mà cần kết hợp linh hoạt. Cùng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tư duy đúng đủ và công cụ phù hợp, BA sẽ là người đặt viên gạch đầu tiên cho giải pháp công nghệ đúng người – đúng lúc – đúng mục tiêu dành cho doanh nghiệp.

Hãy tham gia cộng đồng “Học BA từ số 0” để cùng học thêm về BA và nhận các chia sẻ xung quanh nghề thực chiến, thiết thực và hữu ích nhé!