Bạn có bao giờ tự hỏi làm Business Analyst (BA) thực tế là như thế nào không?
Hồi mới vào nghề, Uyên nghĩ làm BA chỉ là nghe khách hàng nói, ghi vài dòng rồi gửi cho đội lập trình. Nhưng dự án “khủng” tại công ty A đã thay đổi hoàn toàn suy nghĩ đó!
Trong bài viết này, Uyên chia sẻ trải nghiệm thực tế về dự án xây hệ thống quản lý nội bộ. Đây là câu chuyện về cách một BA mới làm việc phối hợp ăn ý với Project Manager (PM). Nếu bạn là sinh viên, người trái ngành hay mới ra trường, bài này sẽ giúp bạn hiểu rõ công việc BA. Cùng khám phá nhé!
Công ty A và dự án “không dễ xơi”
Tưởng tượng bạn được giao bài tập nhóm quan trọng. Không chỉ vài tuần, bạn phải hoàn thành đúng hạn với nhiều yêu cầu phức tạp. Đó chính là dự án của công ty A – nơi Uyên làm việc.
Dự án xây hệ thống quản lý nhân viên, theo dõi công việc và tạo báo cáo tự động. Hệ thống cần chính xác, dễ dùng và phải hoàn thành nhanh. Áp lực lớn, đúng không?
Uyên là BA, người chịu trách nhiệm hiểu rõ yêu cầu khách hàng. Anh Nam – PM dự án – là người điều phối, đảm bảo dự án đi đúng hướng. Chúng mình như hai người chơi trong một ván bài: mỗi người giữ vai trò riêng nhưng phối hợp ăn ý để thắng.
BA và PM làm gì trong dự án?
Project Manager (PM) – Người điều phối
PM giống hướng dẫn viên du lịch. Họ lên kế hoạch cho chuyến đi, đảm bảo mọi người đến đúng nơi, đúng giờ và tiết kiệm chi phí.
Anh Nam, PM dự án, làm những việc sau:
- Lên lịch và theo dõi tiến độ dự án, dùng Trello kiểm tra công việc.
- Quản lý ngân sách và nhân lực, tính toán số lập trình viên cần thiết.
- Giải quyết sự cố, ví dụ khi lập trình viên bị ốm, tìm người thay thế.
- Giao tiếp với khách hàng và đội ngũ để giữ nhịp độ làm việc.
Bạn có thấy làm PM giống như quản lý nhóm làm bài tập đúng hạn không?
Hỏi nhỏ newbie: Bạn có thấy làm PM giống như quản lý một nhóm làm bài tập đúng hạn không?
Business Analyst (BA) – Người “dịch” ý tưởng thành hiện thực
Nếu PM là hướng dẫn viên, BA là người trò chuyện với khách hàng để hiểu mong muốn và giải thích lại cho đội phát triển.
Công việc của Uyên gồm:
- Hỏi kỹ khách hàng về yêu cầu: “Hệ thống cần làm gì? Khó khăn hiện tại là gì?” Ví dụ, khách muốn nút tạo báo cáo tự động. Khi hỏi kỹ, họ muốn báo cáo có biểu đồ dễ nhìn hơn.
- Viết tài liệu User Story ngắn gọn, ví dụ: “Tôi muốn nhấn nút xuất báo cáo Excel.” Đây là “bản vẽ” cho dev biết phải làm gì.
- Kết nối khách hàng và dev. Giải thích khi dev chưa hiểu, giúp thống nhất khi khách muốn thay đổi.
- Giải quyết rắc rối nhỏ như điều chỉnh yêu cầu để không ảnh hưởng tiến độ.
Ví dụ: Khách muốn báo cáo theo tuần, dev nghĩ là theo tháng. Mình vẽ sơ đồ đơn giản để làm rõ. Cả hai đồng thuận nhanh.
Kết bài: BA và PM – Cặp đôi hoàn hảo trong dự án
Qua dự án, Uyên nhận ra BA và PM là hai mảnh ghép quan trọng. Anh Nam giữ dự án đúng tiến độ và ngân sách. Uyên đảm bảo khách hàng được hiểu đúng, yêu cầu rõ ràng, dev biết chính xác phải làm gì. Hai người phối hợp như một đội hoàn hảo.
Hãy quan sát quy trình bạn dùng hàng ngày, ví dụ khi đặt đồ ăn online. Tự hỏi: “Nếu tôi là BA, tôi sẽ làm gì để cải thiện?” Những câu hỏi này giúp bạn phát triển tư duy BA từ hôm nay.
Bạn muốn học sâu hơn về nghề Business Analyst?
Nhấn nút dưới đây để nhận ebook hướng dẫn và đăng ký tư vấn 1-1 miễn phí cùng chuyên gia.
