Mình nhớ lần đầu tiên gặp gỡ stakeholder quan trọng khi làm BA chính cho dự án cùng anh PO Lead. Mình đã rất lo lắng và tự hỏi: Mình nên bắt đầu từ đâu, hỏi như thế nào?
Anh PO Lead đã giúp mình tự tin hơn bằng cách dẫn dắt cuộc trò chuyện với những câu hỏi đơn giản nhưng rất hiệu quả, giúp mình hiểu rõ mục tiêu của stakeholder và mở ra một không gian hợp tác.
Sau nhiều năm làm BA và làm mentor, mình nhận ra rằng những câu hỏi này là chìa khóa giúp mình vượt qua sự bối rối. Dưới đây là top 10 câu hỏi quan trọng mà bạn có thể áp dụng ngay.
Top 10 câu hỏi khi làm việc với stakeholder lần đầu
- Mục tiêu chính của anh/chị khi tham gia dự án này là gì?: Giúp bạn xác định rõ mục tiêu của stakeholder để đảm bảo dự án đi đúng hướng ngay từ đầu.
Ví dụ: Khi làm việc với một stakeholder trong dự án phát triển phần mềm, mình đã đặt câu hỏi này và nhận được câu trả lời: “Mục tiêu của mình là giảm thời gian xử lý đơn hàng xuống 30%.” Điều này giúp đội ngũ phát triển phần mềm tập trung vào tính năng tự động hóa, giảm thiểu thời gian xử lý thủ công.
- Anh/chị kỳ vọng kết quả của dự án này sẽ như thế nào?: Giúp bạn hiểu rõ hơn về cách đo lường thành công và những kết quả cụ thể mà stakeholder mong đợi.
Ví dụ: Trong một cuộc họp với một khách hàng bán lẻ, câu hỏi này đã giúp mình hiểu rằng họ không chỉ muốn tăng trưởng doanh thu mà còn mong muốn cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Điều này dẫn đến việc chúng mình phát triển tính năng chăm sóc khách hàng tự động. - Điều gì là quan trọng nhất đối với anh/chị trong dự án này?: Tạo ra sự ưu tiên trong công việc, giúp bạn tập trung vào những yếu tố cần giải quyết trước tiên.
Ví dụ: Khi làm việc với một công ty startup, mình đã hỏi câu này và họ chia sẻ: “Chúng mình cần đảm bảo rằng nền tảng có thể mở rộng dễ dàng khi tăng trưởng.” Nhờ đó, chúng mình đã tập trung vào việc thiết kế hệ thống có khả năng mở rộng linh hoạt ngay từ giai đoạn đầu. - Liệu có những thách thức hoặc rủi ro nào anh/chị cảm thấy lo ngại không?: Khám phá các mối lo ngại tiềm ẩn giúp bạn chuẩn bị kế hoạch phòng ngừa hiệu quả
Ví dụ: Một khách hàng đã chia sẻ rằng họ lo lắng về vấn đề bảo mật khi triển khai công nghệ mới. Điều này đã dẫn đến việc chúng mình đưa ra giải pháp bảo mật chặt chẽ hơn, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về dữ liệu và bảo vệ thông tin khách hàng.
- Mối quan tâm lớn nhất của anh/chị trong việc triển khai dự án này là gì?: Xác định vấn đề cốt lõi giúp bạn giải quyết đúng trọng tâm và không bị lạc hướng
Ví dụ: Trong một dự án với một công ty giáo dục, câu hỏi này đã giúp mình phát hiện ra rằng họ rất lo ngại về việc giao diện người dùng quá phức tạp, điều này có thể làm giảm khả năng sử dụng của học viên. Từ đó, chúng mình đã điều chỉnh giao diện sao cho dễ sử dụng hơn.
- Anh/chị muốn chúng ta giao tiếp và báo cáo như thế nào trong suốt quá trình? : Thiết lập một phương thức giao tiếp rõ ràng giúp việc báo cáo và phối hợp trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ: Khi làm việc với một công ty tài chính, họ yêu cầu báo cáo hàng tuần qua email và cuộc họp định kỳ hàng tháng. Điều này giúp mình tổ chức công việc và đảm bảo mọi người đều nắm bắt tiến độ dự án một cách hiệu quả.
- Công việc này có yêu cầu nào đặc biệt mà anh/chị muốn mình chú ý không?: Giúp bạn hiểu các yêu cầu không rõ ràng ngay từ đầu để tránh hiểu lầm và sai sót sau này.
Ví dụ: Một khách hàng trong ngành sản xuất yêu cầu rằng tất cả các sản phẩm phải được kiểm tra chất lượng theo một quy trình nghiêm ngặt. Nhờ câu hỏi này, mình đã có thể tích hợp các bước kiểm tra chất lượng vào hệ thống từ ban đầu, tránh được sự cố về chất lượng sau này.
- Anh/chị có những mối quan hệ hoặc bên liên quan nào khác mà mình cần liên hệ để làm rõ thêm thông tin không?: Chắc chắn rằng bạn đã bao quát tất cả các bên liên quan và không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm với một công ty y tế, câu hỏi này đã giúp mình biết được rằng mình cần liên hệ với đội ngũ bảo mật của họ để đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu bệnh nhân. Điều này đã giúp đảm bảo dự án tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.
- Anh/chị có mong muốn hay kỳ vọng nào về sự thay đổi hoặc cải tiến trong dự án này không?: Khơi gợi ra các cơ hội cải tiến, giúp bạn không chỉ giải quyết vấn đề mà còn mình ưu hóa quy trình.
Ví dụ: Trong một cuộc gặp với một khách hàng thương mại điện tử, họ đã bày tỏ mong muốn cải tiến trải nghiệm người dùng trên website. Sau đó, chúng mình đã đưa ra các cải tiến về giao diện, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng.
- Câu hỏi cuối cùng mà anh/chị nghĩ là quan trọng nhất đối với dự án này là gì?: Tạo một không gian để stakeholder chia sẻ những gì họ cho là quan trọng nhất mà bạn có thể chưa nhận ra.
Ví dụ: Khi kết thúc một cuộc họp với khách hàng, câu hỏi này giúp mình phát hiện ra rằng họ có một mối quan tâm lớn về việc tích hợp phần mềm với các hệ thống cũ. Nhờ đó, chúng mình đã xây dựng một kế hoạch chi tiết để giải quyết vấn đề này ngay từ đầu.
Kết luận
Khi bước vào buổi gặp đầu tiên với stakeholder, việc chuẩn bị đúng câu hỏi không chỉ giúp bạn hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng dẫn dắt cuộc trao đổi.
10 câu hỏi trên là “bộ khung” giúp bạn nhanh chóng nắm bắt bức tranh toàn cảnh, nhận diện ưu tiên, thách thức và cơ hội ngay từ đầu. Hãy linh hoạt áp dụng, điều chỉnh cho phù hợp với ngữ cảnh và cá tính của từng bên liên quan. Khi bạn tạo được sự tin cậy và kết nối ngay từ lần gặp đầu tiên, những bước tiếp theo của dự án sẽ trở nên rõ ràng và thuận lợi hơn rất nhiều.
